Opis systemu H@ndel

Spis treści

1. Informacje o systemie sprzedaży H@ndel
2. Jak działa system H@ndel ?
3. Opis poszczególnych funkcji programu H@ndel
   1. Towary
   2. Klienci
   3. Sklep internetowy
4. Zamówienia
   1. Wysyłka
   2. Fakturowanie
   3. Raporty
5. Jak wygląda przetwarzanie zamówień w programie H@ndel ?
6. Magazyn
7. Bezpieczeństwo i szybkość

Informacje o systemie sprzedaży H@ndel

Program H@ndel nie jest kolejnym sklepem WWW. Nie jest też to kolejny program do sprzedaży detalicznej. Program H@ndel jest wyspecjalizowanym i wysoko zintegrowanym systemem do prowadzenia szeroko rozumianej sprzedaży - bez względu na to, czy jest ona prowadzona przez firmę wysyłkową, sklep internetowy, czy też sklep detaliczny. Pozwala on na gromadzenie danych o klientach, towarach, zamówieniach, wysyłkach. Oprócz tego program H@ndel jest zintegrowany ze sklepem WWW, w którym Sprzedawca może sam definiować rodzaje opisów towarów, widoki na towar (np. opis skrócony, opis rozszerzony). Sprzedawca może sam tworzyć różnego rodzaju promocje i konkursy, które są automatycznie obsługiwane przez System. W skład programu H@ndel wchodzą między innymi następujące moduły:

• Towary i klienci
  
• Sklep internetowy
  
• Magazyn
  
• Zamówienia
  
• Wysyłka
  
• Fakturowanie
  
• Raporty
  
• Dostawcy
  
• Grupy towarowe
  
• programy lojalnościowe
  
• Klienckie grupy cenowe
  
• Moduł integracyjny z pasażem handlowym e-pasaz.pl
• Moduł integracyjny z pasażem handlowym Onet.pl
• Moduł integracyjny z pasażem handlowym Wirtualna Polska
• Moduł integracyjny z Centrum Autoryzacji CitiConnect
• Moduł integracyjny z Centrum Autoryzacji eCard
• Moduł integracyjny z Centrum Autoryzacji PolCard
• Moduł integracyjny z Centrum Autoryzacji Inteligo
• Moduł integracyjny z Centrum Autoryzacji mBank
• Moduł integracyjny z Centrum Autoryzacji PayU
• Moduł integracyjny z Centrum Autoryzacji DotPay

Jak działa system H@ndel?

System H@ndel od strony internetowej jest oparty na systemie operacyjnym Linux, bazie danych MySQL i skryptach napisanych w języku PHP3. Lokalnie działa w 32 bitowym środowisku operacyjnym Windows. Komunikacja pomiędzy lokalną i internetową bazą danych odbywa się przy pomocy protokołu http. Lokalną bazą danych może być dowolny serwer SQL zawierający sterowniki ODBC. Z wersją jednostanowiskową dostarczany jest bezpłatny runtime Sybase SQL Anywhere.
Z założenia sposób obsługi sklepu internetowego i zamówień musi być maksymalnie prosty. Program H@ndel był pisany jako aplikacja niemalże do pudełka.
Przy pierwszym uruchomieniu program łączy się z odpowiednią stroną WWW - następuje synchronizacjadanych Sprzedawcy. Od tego momentu można wprowadzać dane o towarach i tworzyć sklep internetowy off-line. W opisach towarów można używać języka HTML, który jest wspomagany przez prosty edytor.
Po stworzeniu wszelkich opisów i wprowadzeniu towarów przesyła się te dane na WWW i klienci mogą już robić zakupy. Dane przechowywane są w dwóch miejscach: w bazie danych na WWW i w lokalnej bazie danych u Sprzedawcy. Najistotniejsze dane, takie jak np. dokumenty księgowe, ze względów bezpieczeństwa są przechowywane tylko w lokalnej sieci Sprzedawcy. Ma to jeszcze jedną zaletę. Gdyby dane na serwerze WWW uległy zniszczeniu (np. w wyniku trzęsienia ziemi), to zawsze można je odzyskać z lokalnej bazy Sprzedawcy.
Schemat działania systemu H@ndel przedstawia następujący rysunek:

Opis poszczególnych funkcji programu H@ndel

Towary

Z każdym towarem związany jest jego opis oraz ceny sprzedaży. Wprowadzając do oferty nowy towar, można określić jego ceny sprzedaży (również w walutach obcych) oraz wprowadzić jego opis. Ilość cen sprzedaży może być dowolna. Nie jest się również ograniczonym do ilości atrybutów opisujących towar. Co więcej - każdy towar mogą opisywać różne atrybuty, które określa sam Sprzedawca. Można również określić stopień dostępności towaru (dla książek mogą to być np. zapowiedź, w sprzedaży, w dodruku). Ciekawą funkcją jest też możliwość wiązania ze sobą różnych towarów. Na przykład sprzedając książkę (0% st VAT) możemy również sprzedawać z nią CD-ROM (22% st VAT). Wtedy podczas tworzenia faktury z pozycją "książka z CD" program automatycznie dopisze nam towar związany, czyli CD-ROM. Wybierając towar związany, można zaznaczyć, że jest on gratisem. Dzięki tej funkcji można na przykład związać z towarem o cenie wyższej niż 100zł prezent-niespodziankę. Znacznie usprawnia to proces przetwarzania zamówień. Towary zawierają również opis, jaki pojawi się w sklepie internetowym na WWW. W związku z tym, że opisy towarów są tworzone w języku HTML, nie jest się ograniczonym tylko do tekstu. Można również umieszczać linki, tabelki czy też grafikę. Opisując towar można wskazać również zdjęcie danego towaru, które przy synchronizacji automatycznie zostanie przesłane na WWW.
Więcej informacji o sposobach opisywania towaru znajduje się w części o Sklepie internetowym.

Klienci

Program zbiera takie informacje o klientach jak Nazwa, NIP, adres do korespondencji, adres księgowy i inne informacje teleadresowe. Dane te są wprowadzane przez klientów przy pomocy przeglądarki WWW, a następnie automatycznie przesyłane do lokalnej bazy programu H@ndel.

Sklep internetowy

Ta część programu H@ndel pozwala na tworzenie off-line wyglądu sklepu- opisywanie towarów i eksport danych na WWW. Podstawowe elementy tej części programu to:

Działy.

Towary w sklepie można umieszczać w działach. Działy w programie H@ndel mają strukturę hierarchiczną. Jeśli klient szuka czegoś w dziale Odzież, znajdzie wszystko, co jest w poddziałach działu Odzież np. Odzież/męska. Dobre przyporządkowanie towarów do działów znacznie ułatwia klientom poruszanie się po sklepie i pozwala maksymalnie skrócić czas poszukiwania danego towaru.

Rodzaje opisów towaru.

Program pozwala na zdefiniowanie dowolnej ilości atrybutów (rodzajów opisu) towaru. Tak więc odzież mogą opisywać atrybuty: kolor, rozmiar, materiał itp., a książki mogą opisywać atrybuty autor, recenzja, spis rozdziałów. Oczywiście w sklepie zostaną pokazane tylko te atrybuty towaru, które zostały wypełnione. Jeśli do jakiejś książki nie ma recenzji, na WWW nie pojawi się link, który wskazywałby na pustą stronę.
Widoki. Dzięki tej funkcji można określić, które atrybuty towaru mają być widoczne w danym widoku (czyli poziomie opisu) na towar. I tak np. w widoku opis podstawowy można umieścić tylko cenę i nazwę towaru, a w widoku opis rozszerzony cenę, nazwę, opis, dostępność, czy też rodzaj opakowania. Zarówno ilość widoków, jak i atrybutów jest nieograniczona. Zdefiniowane widoki ukazują się w sklepie jako linki (odnośniki) do kolejnych stron, opisujących towar. I podobnie jak w przypadku atrybutów: jeśli dla danego towaru widok jest pusty, link się nie pojawi.

Określanie możliwych sposobów dostarczenia.

Dzięki tej funkcji określa się możliwe sposoby dostarczenia towaru oraz koszty, jakie przy danym sposobie dostarczenia ponosi Sprzedawca, a jakie kupujący. Jeśli zawsze dolicza się do zamówień poniżej jakiejś kwoty dodatkowe opłaty (np. pocztowe), to można to określić w tym miejscu przedział kwot zamówienia, w którym dolicza się opłatę i wysokość tej opłaty. Nie trzeba się już martwić, aby dodać te opłaty do faktury. System zrobi to za nas.

Promocje.

Dzięki tej funkcji określa się rodzaje promocji i towary, które są w promocji. Można też uzależnić promocję od kwoty zamówienia, np. po złożeniu zamówienia powyżej 100 zł klient może sobie wybrać jeden z prezentów: czapkę, kubeklub koszulkę.

Konkursy.

W programie H@ndel istnieje możliwość oferowania gratisowych towarów wtedy, gdy kupujący odpowie poprawnie na zadane pytanie konkursowe. Pytania i zbiór możliwych odpowiedzi (w tym zazwyczaj jedną poprawną) definiuje Sprzedawca. Przy przesyłaniu zamówień z WWW do lokalnej bazy przesyłane są też odpowiedzi klientów - osoba zarządzająca sklepem może więc modyfikować zamówienia, dodając jakiś gratisowy towar.

Towary polecane.

Sprzedawca może określić jakie, towary oprócz znalezionych przez kupującego, mają się pokazać na WWW jako towary polecane. Towary polecane można powiązać z działem, w którym aktualnie znajduje się kupujący. Czasami lepiej jest polecić komuś, kto jest w dziale Obuwie kupno skarpetek niż kupno samochodu.

Opisywanie towarów.

Dzięki wspomnianym widokom, promocjom i atrybutom można bardzo dokładnie opisać towar. Opisu dokonuje się w języku HTML. DlaSprzedawców, którzy nie znają tego języka, przygotowano prosty edytor, który z pewnością okaże się pomocny.

Synchronizacja danych.

Opisane towary są automatycznie przesyłane na stronę WWW sklepu. Wystarczy wcisnąć tylko jeden przycisk. Podobnie w drugą stronę przesyłane są zamówienia i dane klientów. Co więcej - gdy Sprzedawca przygotowuje wysyłkę, to ten fakt zostanie również uwidoczniony na WWW i klient będzie mógł przy pomocy przeglądarki sprawdzić, co się dzieje z jego zamówieniem, np. czy zostało już wysłane i kiedy.

Podpowiedzi.

Z naszych doświadczeń wynika, że zarówno poruszanie się po sklepie, jak i samo zamawianie towarów musi być maksymalnie proste i zrozumiałe. Pokrywa się z to z wynikami różnorodnych badań nad naturą sprzedaży w Internecie (a raczej nad naturą internetowego klienta). Zacytujmy fragment wspomnianego wcześniej artykułu z "Rzeczpospolitej":
"W trakcie badań dostrzeżono, że aż 35 proc. osób, które miały kłopoty z dokonaniem zakupów w jednym sklepie internetowym, nie próbowało się z nimi borykać, ale szukało następnego sklepu".

W programie H@ndel można definiować komunikaty (podpowiedzi), jakie mają się ukazać w zależności od akcji podjętych przez kupującego. Na przykład na pierwszej stronie sklepu może zostać wyświetlona następująca podpowiedź:

Również gdy kupujący dokłada coś do koszyka, system pokazuje mu towary, które zamawiali inni kupujący razem z tą rzeczą, która właśnie została włożona do koszyka.

Zamówienia

Jedną z podstawowych funkcji programu H@ndel jest zbieranie i przetwarzanie zamówień. Po zebraniu pewnej ilości zamówień przygotowuje się zbiór zamówień, z którego następnie generuje się odpowiednie dokumenty pocztowe i przygotowywana jest wysyłka. Zamówienia są automatycznie pobierane z WWW i nie ma potrzeby ich ponownego wprowadzania. Program H@ndel pozwala na śledzenie całej drogi, jaką musi przebyć zamówiony towar: od przyjęcia zamówienia do potwierdzenia płatności za zamówienie. To co się działo z zamówieniem, jest odnotowane skrupulatnie w jego historii wraz ze wszystkimi datami oraz informacją o tym, kto przyjął lub anulował zamówienie.

Wysyłka

Tworząc wysyłkę program H@ndel sam generuje potrzebne dokumenty, takie jak zapotrzebowanie do magazynu, faktury, paragony fiskalne (program współpracuje z drukarkami fiskalnymi o standardzie PosNet), wykaz towarów do zapakowania dla osoby pakującej. Program H@ndel zawiera również specjalny edytor naklejek. Sprzedawca sam może określić, jakie elementy mają się znaleźć na naklejce i jak mają być rozmieszczone.

Fakturowanie

W programie H@ndel istnieje możliwość wygenerowania faktury na podstawie zamówienia, jak również można stworzyć fakturę ad-hoc. Program H@ndel oferuje możliwość tworzenia własnych formatów numerowania dokumentów księgowych oraz udzielania rabatów. Można wystawiać faktury od kwoty brutto i netto. Można również wystawiać dokumenty korygujące. Moduł ten może być z powodzeniem wykorzystany do fakturowania klientów bez zbierania zamówień. Pozwala również na drukowanie paragonów fiskalnych.

Raporty

Ilość raportów w programie zwiększa się wraz z sugestiami użytkowników. Raporty mogą być dokładane dynamicznie. Aktualnie w programie znajdują się następujące raporty:

Rejestr dłużników.

Wykaz wszystkich klientów, którzy nie dokonali płatności.

Rejestr sprzedaży bez korekt.

Wykaz dokumentów sprzedaży za dany okres bez dokumentów korygujących.

Rejestr sprzedaży z korektami.

Wykaz dokumentów sprzedaży za dany okres wraz z dokumentami korygującymi.

Rejestr korekt sprzedaży.

Pomocniczy raport do rejestru sprzedaży VAT w celu wypełnienia deklaracji VAT-7.

Sprzedaż towarów.

Ile towarów, jakich i za jaką kwotę sprzedano w danym okresie.

Wyciągi bankowe

Raport z wprowadzonych wyciągów bankowych (potwierdzonych płatności za towary).

Źródła pozyskania klientów.

Raport pokazuje ilość i ogólną wartość zakupionychtowarów z podziałem na poszczególne źródła pozyskania. Dzięki temu raportowi można ocenić, które działania marketingowe mają największą skuteczność.

Jak wygląda przetwarzanie zamówień w programie H@ndel?

Dzięki dużemu zautomatyzowaniu, czynności, jakie musi podjąć Sprzedawca, aby wysłać towar do klienta, zostały ograniczone do minimum. Praktycznie przygotowanie wysyłki to kilka kliknięć myszką, a (dokładnie jest to 38). Cała operacja razem z drukowaniem potrzebnych dokumentów, faktur, naklejek zajmuje kilkanaście minut, z czego większość to czas oczekiwania na wydruki.
Na zakończenie zaznaczmy, że w porównaniu z resztą świata sprzedaż internetowa jest w Polsce ciągle bardzo niska. Wszyscy mamy nadzieję, że będziemy gonić świat. Ale dlaczego Polacy mają robić w Internecie coraz więcej zakupów? A dlaczego Amerykanie kilkadziesiąt procent prezentów na ubiegłoroczną gwiazdkę kupili właśnie przez Internet? Mój amerykański przyjaciel udzielił mi na to pytanie krótkiej odpowiedzi: "Bo jest to wygodne". Zakupy bez tłumów wokół, bez rozdrażnienia, kłótni z rodziną, gigantycznych kolejek, marnowania czasu, z dostawą do domu. Nasi rodacy także powoli zaczynają to doceniać.

Magazyn

Program H@ndel może współpracować z dowolną ilością magazynów. W zależności od konfiguracji systemu H@ndel stan konkretnego magazynu lub wszystkich magazynów może być widoczny na witrynie WWW. W program H@ndel automatycznie są generowane dokumenty wydania z magazynu na podstawie faktur sprzedaży. W każdej chwili widoczny jest również stan magazynu.
Raporty pozwalają sprawdzić jak dany towar był wydawany i przyjmowany do magazynu.

Bezpieczeństwo i szybkość

Internetowa część systemu H@ndel czyli sklep prezentujący towary internautom działa na szybkim i bezpiecznym serwerze nieustannie kontrolowanym przez specjalistów z firmy Energis.

W Piasecznie pod Warszawą znajduje się wybudowane przez Energis - jedno z największych w Europie - Internetowe Centrum Danych. Naszpikowana nowoczesną elektroniką twierdza zapewnia znajdującym się wewnątrz niej urządzeniom nie tylko wysokiej jakości dostęp do sieci Energis, ale także rzadko spotykany wysoki stopień bezpieczeństwa.

Tam, gdzie jest to fizycznie możliwe, wszystkie najważniejsze elementy są dublowane, dzięki czemu nie ma pojedynczego punktu, w którym rozwiązania Energis mogłyby okazać się zawodne.